Clearhaus payouts: Sådan afstemmer du dem automatisk

Clearhaus er en af de mest brugte indløsere blandt danske webshops. Deres daglige payout-rytme skaber et klassisk bogføringsproblem: hver payout dækker typisk flere dages ordrer, minus gebyrer og refunderinger. Manuel afstemning bliver hurtigt en heltidsjob.

Denne guide forklarer hvordan automatisk afstemning fungerer, og hvad du sparer.

Clearhaus' payout-struktur

Clearhaus sender typisk payouts dagligt til din danske erhvervskonto. Hver payout indeholder:

• Bruttoomsætning fra ordrer i en specifik periode (typisk 1-2 dage tidligere)
• Minus refunderinger for samme periode
• Minus gebyrer (typisk 0,8-1,5% af omsætningen plus transaktionsgebyrer)
• Minus eventuelle chargebacks

Resultatet er nettobeløbet der lander på din bankkonto. Et eksempel:

For at bogføre korrekt skal alle fire linjer bogføres separat — ikke bare nettobeløbet.

Hvorfor manuel afstemning er hård

For at gøre det manuelt skal du:

1. Logge ind på Clearhaus dashboard og hente payout-rapport (CSV)
2. Identificere hvilke specifikke ordrer i Shopify der svarer til payout-perioden
3. Beregne forventet payout baseret på ordrer minus refunderinger minus gebyrer
4. Sammenligne med faktisk payout og finde eventuelle afvigelser
5. Bogføre i Billy/e-conomic på de korrekte konti:
   • Tilgodehavende Clearhaus (debet)
   • Bruttoomsætning (kredit)
   • Refunderinger (debet)
   • Gebyrer (debet)
   • Bank (debet, når payout lander)
   • Tilgodehavende Clearhaus (kredit, når payout lander)

For 200-500 ordrer/md er det 5-10 timer arbejde pr. måned, fyldt med fejlkilder.

Hvordan automatisk afstemning fungerer

Med Bookify sker dette i baggrunden:

Trin 1: Daglig data-hentning

• Bookify henter alle dagens ordrer fra Shopify/WooCommerce
• Bookify henter alle dagens settlements fra Clearhaus' API
• Bookify henter alle dagens payouts fra Clearhaus' API

Trin 2: Matching

For hver payout matches:

• Ordrer → mod settlements (typisk 1-3 dages forsinkelse mellem ordre og settlement)
• Settlements → mod payout (typisk samme dag)
• Refunderinger → mod negative settlements
• Gebyrer → udledes fra forskellen mellem brutto og netto

Trin 3: Bogføring

Bookify opretter posteringer i dit bogføringssystem:

• Salgsposteringer pr. ordre (eller dagsbatch i kassekladde-mode)
• Tilgodehavende Clearhaus stiger med brutto
• Gebyr-postering på korrekt udgiftskonto
• Kreditnota-postering for hver refundering
• Bank-postering når payout lander
• Tilgodehavende Clearhaus nulstilles efter payout

Trin 4: Verifikation

Bookify kontrollerer at:

• Total tilgodehavende Clearhaus = 0 efter payout er landet
• Total gebyrer matcher Clearhaus' rapport
• Antal kreditnotaer matcher antal refunderinger

Eventuelle afvigelser flagges i dashboardet.

Hvad du opnår

Konkret tidsbesparelse for en webshop med 300 ordrer/md:

• Manuel: 5-8 timer/md
• Bookify automatisk: 5-10 minutter til at kontrollere dashboardet ugentligt

Plus disse kvalitative gevinster:

• Færre fejl — automation laver ikke typografiske fejl
• Hurtigere overblik — du ser tilgodehavende Clearhaus i realtid
• Bedre likviditetsstyring — du ved hvad der lander hvornår
• Cleaner audit-trail — alle bilag automatisk koblet til posteringer

Hvad hvis du har flere indløsere?

Bookify håndterer flere indløsere parallelt: Clearhaus, Stripe, ViaBill, NETS Easy, MobilePay. Hver får sin egen tilgodehavende-konto i bogføringen, og hver afstemmes uafhængigt.

Det betyder også at du kan se hvilken indløser der koster dig mest i gebyrer — værdifuld info når du forhandler vilkår.

Konklusion

Manuel afstemning af Clearhaus payouts skalerer dårligt. Over 100 ordrer/md bliver det en heltidsopgave. Med automation bliver det et 5-minutters ugentligt tjek.

Læs også Sådan automatiserer du Shopify-bogføringen for det bredere automation-billede.