B2B webshop: Faktura-mode forklaret

B2B-handel adskiller sig fundamentalt fra B2C: kunder forventer formelle fakturaer, betalingsfrister er ofte 14-30 dage, og momsbehandlingen kan involvere reverse charge. Derfor er faktura-mode nærmest obligatorisk for B2B-webshops.

Hvorfor B2B kræver faktura-mode

I kassekladde-mode samles dagens salg til én sumposterering. Det fungerer for B2C men er ikke acceptabelt for B2B af flere grunde:

1. Lovkrav om formel faktura

For at en B2B-kunde kan fratrække momsen på sit køb, skal de have en formel faktura med:

• Unikt fakturanummer
• Specifik sælger og købers info inkl. CVR
• Specifik dato
• Beskrivelse af varen/ydelsen
• Beløb fordelt på momssatser

Kassekladde-postering opfylder ikke disse krav. Hvis du sælger til B2B uden formel faktura, kan kunden ikke fratrække momsen — og du har sandsynligvis brudt momsloven.

2. Betalingsfrister kræver tracking

B2B-kunder betaler ofte 14-30 dage efter faktura. Det betyder:

• Faktura udstedes på dag 0
• Indtægt og moms bogføres straks
• Tilgodehavende-saldo vokser
• Betaling lander typisk 14-30 dage senere

For at tracke hvilke fakturaer der er betalt og hvilke ikke, har du brug for individuelle fakturaer, ikke daglige summer.

3. Reverse charge dokumentation

Ved B2B-salg til EU-kunder med gyldigt VAT-nummer bogføres uden moms (reverse charge). Det kræver dokumentation pr. faktura:

• VAT-nummer på fakturaen
• "Reverse charge" tekst på fakturaen
• Validering at VAT-nummer er gyldigt mod VIES

Kassekladde-summer kan ikke holde denne dokumentation pr. ordre.

Faktura-mode i praksis

Når du bogfører i faktura-mode for B2B:

Faktura #2541 (1. januar):

• Køber: Acme A/S (CVR 12345678)
• Beløb: 50.000 kr eks. moms
• Moms: 12.500 kr (25%)
• Total: 62.500 kr
• Betalingsfrist: 30. januar

Bogføring ved udstedelse:

Når betalingen lander (28. januar):

Du har fuldt audit-spor: hvornår blev fakturaen udstedt, hvornår blev den betalt, hvor lang tid tog det.

EU B2B-faktura (reverse charge)

Hvis Acme er et tysk firma med gyldigt VAT-nummer:

Faktura #2542:

• Køber: Acme GmbH (DE123456789)
• Beløb: 50.000 kr eks. moms
• Moms: 0 kr (reverse charge)
• Total: 50.000 kr
• Tekst: "Reverse charge — VAT due by recipient"

Bogføring ved udstedelse:

(Ingen moms-postering — kunden afregner i Tyskland.)

Du skal indberette dette salg i din EC Sales List til SKAT månedligt.

VAT-validering: Den kritiske ting

Hvis du undlader at opkræve moms baseret på et ugyldigt VAT-nummer, hænger du på momsregningen. Du SKAL validere VAT-numre mod EU's VIES-system.

Tjekliste pr. B2B-faktura:

• Køber har angivet VAT-nummer
• VAT-nummeret er valideret mod VIES (gem resultat som dokumentation)
• VAT-nummeret er stadigt gyldigt på faktura-datoen
• Hvis valideret: udsted uden moms med reverse charge tekst
• Hvis ugyldigt: opkræv moms (og bed kunden anmode om refusion senere)

Betalingsfrister og forfaldne fakturaer

I B2B-bogføring er det vigtigt at tracke forfaldne fakturaer (overdue):

• 0-14 dage: Inden for normal frist
• 15-30 dage: Erindring sendes til kunde
• 31-60 dage: Rykker 1 + rykkergebyr
• 61-90 dage: Rykker 2 + større gebyr
• 90+ dage: Inkasso eller afskrivning

Bookify trackrer dette automatisk og kan sende automatiske rykkere ved opnåede grænseflader.

Faktureringsplaner for store kunder

For større B2B-kunder kan du have:

• Månedligt fakturering — én faktura pr. måned for hele månedens leveringer
• Kvartalsvis fakturering — for storkunder med fast aftale
• Faktura efter levering — én pr. ordre

Bookify understøtter alle tre modeller. Du konfigurerer pr. kunde hvilken model der gælder.

Kreditgrænser

For B2B er det smart at sætte kreditgrænser:

• Max-saldo pr. kunde før nye ordrer kræver forudbetaling
• Automatisk alarm når kunde nærmer sig grænsen
• Risk-score baseret på betalings-historik

Det reducerer risikoen for tab ved kunde-konkurser.

Hvordan Bookify håndterer B2B faktura-mode

Bookify har dedikeret B2B-flow:

• Detekterer B2B-ordrer via VAT-nummer-felt i Shopify/WooCommerce
• Validerer VAT-nummer mod VIES før faktura-udstedelse
• Opretter formel faktura i Billy/e-conomic/Dinero
• Genererer reverse charge for EU B2B
• Tracker tilgodehavende pr. kunde
• Sender betalingserindringer automatisk
• Genererer EC Sales List månedligt for EU B2B

Konklusion

B2B-handel kræver faktura-mode — ingen genveje. Det er ikke valgfri kosmetik; det er lovkrav for at kunden kan fratrække moms og for korrekt EU-handelsdokumentation.

Læs også Faktura pr. ordre eller daglig kassekladde - hvad er bedst? for den dybere sammenligning af de to modes.