Hvad er kassekladde-bogføring, og hvornår skal du bruge det?

Kassekladde-bogføring betyder at du samler dagens transaktioner til én postering pr. konto, pr. dag — i stedet for at have én faktura pr. ordre. For mange webshops er det den mest praktiske bogføringsmetode, men det er ikke universelt det rette valg.

Hvad er kassekladde-bogføring konkret?

I kassekladde-mode bogføres en typisk handelsdag sådan:

100 ordrer i alt med blandet moms — én dag:

Du har ikke 100 individuelle fakturaer i Billy/e-conomic. Ordrerne findes i Shopify som ordrer, men bogføringen samler dem til denne ene dagsstruktur.

Hvornår kassekladde giver mening

1. B2C webshop med høj volumen

Hvis du har 300+ ordrer/md og kun B2C-kunder, er kassekladde typisk det rette valg. Grundene:

• Kunder forventer en Shopify-kvittering, ikke en formel Billy-faktura
• Faktura-mode skaber 300+ posteringer/md = uoverskueligt
• Kassekladde komprimerer dette til ~30 daglige posteringer

2. Lavt antal refunderinger

Kassekladde er sværere ved mange refunderinger, fordi du mister 1:1 kobling til original-ordren. Hvis du har <2% refunderingsrate, er det ikke et problem.

3. Manuel bank-afstemning

Hvis du afstemmer bank månedligt eller kvartalsvis, kommer kassekladde tæt på "godt nok". Daglig bank-afstemning fungerer bedre med faktura-mode + Paymatch.

4. Mindre revisor-fokus på detaljer

Nogle revisorer foretrækker fakturaniveau-detaljer. Hvis din revisor er fint med kassekladde-summer plus underliggende Shopify-data som dokumentation, så er det fint.

Hvornår kassekladde IKKE giver mening

1. B2B-handel

B2B-kunder forventer formelle fakturaer med eget fakturanummer. Det er et lovkrav for at de kan fratrække moms. Kassekladde understøtter ikke individuelle B2B-fakturaer — du skal bruge faktura-mode.

2. Du har detaljerede revisor-krav

Hvis revisor kræver fakturaniveau-detaljer (typisk ved selskaber over en vis størrelse, eller ved særlige brancher), så er kassekladde ikke tilstrækkeligt.

3. Høj refunderingsrate

Hvis 5%+ af ordrer refunderes, bliver det rodet at tilbageføre med kassekladde-summer. Faktura-mode med individuelle kreditnotaer er mere overskueligt.

4. Du vil have detaljeret data i bogføringssystemet

Hvis du vil kunne lave avancerede rapporter direkte i Billy (f.eks. "vis mig top 100 ordrer sidste år"), så har du brug for fakturaniveau-data — kassekladde giver dig kun daglige summer.

Sammenligning side-om-side

Praktisk eksempel: Hvornår skifte mellem modes

Scenarie 1: Du starter ny webshop

• Anbefaling: Start med kassekladde
• Skift hvis: Du krydser 100 ordrer B2B eller har 5%+ refunderingsrate

Scenarie 2: Du har eksisterende shop med 500 ordrer/md kassekladde

• Bliv på kassekladde med mindre der er specifik anledning
• Skift hvis: B2B-andel vokser, eller revisor klager over manglende detaljer

Scenarie 3: Du åbner B2B-section i eksisterende B2C-shop

• Brug hybrid — kassekladde for B2C, faktura-mode for B2B
• Bookify understøtter hybride opsætninger fra Pro-pakken

Hvad Bookify gør

Bookify understøtter begge modes og kan skifte fremadrettet:

• Kassekladde-mode er standard for høj-volumen B2C-shops
• Faktura-mode kan aktiveres for hele shop'en eller for specifikke kunder/segmenter
• Hybrid er muligt på Pro-pakken
• Skifte sker fremadrettet — historiske posteringer omformes ikke

Konklusion

Kassekladde er optimal for B2C-shops med 100+ ordrer/md og lav refunderingsrate. For B2B eller komplekse setups er faktura-mode bedre.

Hvis du er i tvivl: start med kassekladde. Du kan altid skifte til faktura-mode senere — og de fleste shops opdager at kassekladde er rigeligt.

Læs den dybere sammenligning i Faktura pr. ordre eller daglig kassekladde - hvad er bedst?.